La fattura elettronica è il nuovo sistema di emissione, trasmissione e conservazione digitale delle fatture che gradualmente sostituirà il tradizionale metodo cartaceo, riducendone i relativi costi di stampa, gestione e conservazione. È uno degli aspetti cardine dell’Agenda Digitale Italiana, facente parte di un processo di integrazione intrapreso a livello europeo. Rappresenta uno strumento chiave per consentire una graduale dematerializzazione dell’immenso flusso di comunicazioni verso la pubblica amministrazione in termini di documenti e certificati. Lo scopo quindi è quello di razionalizzare le risorse a disposizione degli uffici pubblici, garantendo trasparenza e maggiore celerità dei flussi di approvvigionamento.
Il formato legale è il cosiddetto Extensible Markup Language (XML). Tale format è prodotto secondo gli standard tecnici definiti da Sogei (società controllata al 100% dal Ministero dell’economia e delle finanze) e permette di identificare il significato degli elementi contenuti nei documenti a seconda del campo nel quale sono inseriti, così da permettere alle autorità un controllo automatizzato. Il contenuto non può essere successivamente modificato.
La fattura elettronica è diventata obbligatoria dal giugno 2014 per tutti i titolari di partita IVA che intraprendono rapporti con la pubblica amministrazione e, grazie alla legge di bilancio 2018, questo strumento diventerà obbligatorio anche tra privati a partire dal prossimo 1 gennaio 2019. È invece notizia di pochi giorni fa lo slittamento, sempre alla stessa data, dell’obbligo di fatturazione elettronica per il carburante, a seguito della minaccia di scioperi da parte dalle organizzazioni di benzinai in un periodo cruciale per la viabilità come quello estivo.
Nella legge di bilancio 2018, al comma 909, vengono definiti i soggetti privati su cui ricade l’obbligo di emissione delle fatture elettroniche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi: si tratta di residenti, stabiliti, ed identificati nel territorio dello Stato.
Il funzionamento della fattura elettronica
La fattura elettronica coinvolge tre parti: il fornitore (o un eventuale intermediario), il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e la pubblica amministrazione. Affinché il fornitore possa emettere la fattura, è necessario prima di tutto che la PA comunichi il codice identificativo univoco alfanumerico detto “codice ufficio per la fatturazione elettronica”.
Successivamente, la stessa impresa o il professionista devono apporre la firma digitale che assicura autenticità e integrità ai documenti che circolano mediante mezzi informatici. Essa può essere richiesta esclusivamente a certificatori autorizzati. Dopo aver apposto la firma digitale la fattura transita sul SdI, che controllerà automaticamente la validità del formato e la completezza e correttezza dei campi.
Per quanto riguarda il rapporto tra privati bisogna fare invece riferimento alle specifiche tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate tramite il provvedimento del 30 aprile 2018.
Diverse sono le modalità di trasmissione del documento elettronico tra le quali il fornitore può scegliere:
- Posta Elettronica Certificata (PEC);
- Servizi forniti dall’Agenzia delle Entrate, come il sito web e le app dedicate;
- Terminali remoti basati su protocollo FTP;
- Sistema di cooperazione applicativa, su rete internet, con servizio esposto tramite modello “web service”.
Obblighi e sanzioni
Come avviene per le ben più comuni fatture cartacee, anche quelle elettroniche sono soggette all’obbligo di una corretta conservazione. Grazie alla nuova procedura, questa fase prende il nome di conservazione sostitutiva o digitale, ad indicare la pratica di mantenimento all’interno del sistema informatico che conferisce al documento stesso valore legale a tutti gli effetti.
Questo obbligo di conservazione riguarda tutti i documenti che transitano per il SdI, dunque si intende soddisfatto per tutte le fatture elettroniche nonché i documenti informatici trasmessi attraverso di esso e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate.
Sul fronte delle sanzioni, in caso di emissione di fattura con modalità diverse dal formato elettronico tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, la stessa sarà considerata non emessa e verrà applicata la sanzione prevista in caso di violazione degli obblighi relativi alla documentazione, registrazione ed individuazione delle operazioni soggette ad IVA.
