Meglio tardi che mai. Ma mai tardi è meglio
Le contingenze attuali di un mondo in continua evoluzione unite all’assoluta necessità di adattamento e gestione del cambiamento hanno reso, oggi più che mai, il tempo una risorsa critica per eccellenza. La sua criticità, in particolare, è dovuta a due fattori che lo caratterizzano: è scarso e non rinnovabile. Partendo da questa consapevolezza, il time management negli ultimi anni sta acquisendo un ruolo sempre più importante nelle vite sia delle imprese che delle persone: esso può essere definito in un contesto organizzativo come «il processo di planning and control del tempo mirato all’ottimizzazione delle practices aziendali al fine di migliorarne efficienza e performance». La definizione appena riportata appartiene ad uno dei più famosi esperti in materia, Stephen Covey (1932-2012).
La matrice di Covey
Nella sua celebre opera The Seven Habits of Highly Effective People (in italiano I sette pilastri del successo, lettura più che consigliata), l’autore fornisce una rappresentazione grafica e schematica su come gestire e prioritizzare le attività che siamo chiamati ad effettuare nel nostro quotidiano, collocandole nei quattro quadranti rappresentati di seguito:
Nel dettaglio:
- Il primo quadrante rappresenta i problemi, attività essenziali e da gestire con primaria importanza: si tratta di impegni non delegabili, e non eseguire questi compiti comporterebbe conseguenze negative. Alcuni esempi possono essere scadenze improrogabili, richieste importanti, problemi urgenti o attività che ne bloccano altre.
- Il secondo quadrante è sinonimo di qualità: spesso le attività che finiscono al suo interno sono di carattere strategico e di lungo termine. Anche le azioni di questo quadrante non possono essere delegate ad altri, ma possono essere rimandate nell’immediato. Alcuni esempi sono il miglioramento personale, la formazione, la definizione di nuove strategie.
- Il terzo quadrante è sicuramente quello più importante della matrice, simbolicamente rappresentato dall’inganno. L’ex presidente statunitense Dwight Eisenhower, considerato un vero e proprio maestro del fare ogni cosa al momento giusto, affermò: «le scelte più urgenti raramente sono le più importanti». Distinguere ciò che è urgente da ciò che è importante è primario per una corretta gestione delle attività da svolgere. Spesso collochiamo troppe attività sul quadrante “urgente ed importante”, ritenendo di dover effettuare molte azioni nell’immediato, senza però preoccuparci di quando troveremo il tempo per fare le cose importanti ma non urgenti, oppure svolgere i compiti importanti prima che diventino urgenti. Le attività che finiscono in questo quadrante tipicamente sono delegabili a terzi, ed alcuni esempi che ritroviamo nel quotidiano possono essere interruzioni da parte di persone, telefonate, mail, riunioni poco importanti per cui non è necessaria la nostra presenza.
- Non importante e non urgente: questo è il quadrante dello spreco. Al suo interno troviamo attività superflue, ininfluenti in riferimento alla strategia, banali. Spesso chi affronta solo le questioni collocate in questo quadrante inconsciamente cerca di “scappare” dai problemi. Queste distrazioni possono essere molto pericolose in quanto tolgono tempo prezioso alle attività urgenti e non rimandabili. Esse includono per esempio eccesso di mail, riunioni e discussioni futili, attività divertenti e non impegnative. Il consiglio è di eliminare tali attività o almeno delegarle ad altri, concentrandosi così sulle attività che creano valore.
Altre metodologie di time management: il “metodo Buffett”
La matrice di Covey rappresenta solo uno dei numerosi metodi e strumenti forniti dal time management: un altro approccio, del tutto singolare, è quello adottato dal miliardario Warren Buffett. L’ “Oracolo di Omaha” (come viene spesso chiamato il miliardario filantropo statunitense) suggerisce di prendere un foglio di carta e di stendere una vera e propria lista di attività che si vorrebbero effettuare in un arco di tempo variabile (un giorno, un mese, un anno): di queste ne devono poi essere selezionate cinque, quelle più rilevanti. Si avranno dunque due elenchi: uno con gli obiettivi più importanti (“game changing”) e uno con quelli meno importanti.
Ognuno di noi sarebbe propenso a concentrarsi sul primo elenco, collocando nel tempo libero le altre attività: ma secondo Buffett il secondo elenco rappresenta solo una perdita di tempo, un elenco di distrazioni completamente da scartare ed evitare (così come il quadrante dell’inganno della matrice di Covey). La sua filosofia è dunque quella di eliminare ciò che interessa ma che non è importante quanto gli obiettivi definibili main goals, per concentrarsi solo su ciò che conta davvero.
In conclusione non esiste un metodo sicuro, certo o garantito con cui raggiungere i propri obiettivi. Come scrisse il poeta Johann Goethe, «avremo tempo a sufficienza, se solo lo useremo nel modo giusto».
Bibliografia e sitografia:
Covey – Le sette regole per avere successo (2004)
Krogerus – Piccolo manuale per le decisioni strategiche (2008)
www.mappementali.net
https://startingfinance.com/alpha-di-buffett/
